En el delicado y agitado mundo de los asuntos públicos, la gestión eficaz de las relaciones, el seguimiento de las reuniones con los representantes electos y el análisis de la percepción son cruciales. Tanto si es un profesional experimentado de las relaciones públicas como si es nuevo en este campo, esta completa guía le ofrece una inmersión profunda en las mejores prácticas para optimizar su gestión de los asuntos públicos. Descubra cómo Augure, líder del sector, puede transformar su enfoque de los asuntos públicos, proporcionándole herramientas y estrategias probadas para sobresalir. Si busca reforzar su presencia, establecer relaciones sólidas y medir eficazmente sus esfuerzos, ha llegado al lugar adecuado.
Optimizar la gestión de los cargos electos, las instituciones y los socios
Creación y mantenimiento de su base de datos de contactos institucionales
Es posible que ya disponga de un archivo de contactos internos. Pero como la esfera pública es muy amplia, sin duda necesitará ampliar sus poblaciones rápidamente.
Por no hablar del calendario electoral y de los cambios que se producen periódicamente en el panorama político. En Francia, el mosaico de administraciones locales puede dificultar la búsqueda del interlocutor adecuado a nivel local, sobre todo si no se dispone de contactos regionales.
Y si se centra en los agentes y socios socioeconómicos, puede ocurrir que esto vaya más allá de su área de especialización inicial, o incluso que determinados contactos sean especialmente difíciles de identificar.
En resumen, como puede ver, puede ser una buena idea confiar en la experiencia de un proveedor de datos institucional para crear y actualizar su corpus de población.
En el mercado francés, puede elegir entre los 3 principales proveedores siguientes:
Cision (antes Hors Antenne Institutional)
Conocida entre los responsables de prensa por su base de datos de contactos con los medios de comunicación, Cision también publica una base de datos institucional.
Guide du Pouvoir
Un actor clave en las organizaciones institucionales, con prácticas biografías de los representantes electos que le permitirán hacerse una idea general de la trayectoria y formación de sus contactos.
Matoya
El último operador en entrar en el mercado ha sido creado por antiguos directivos de la división institucional de Hors Antenne. Los fundadores cuentan con varios años de experiencia y una buena capacidad para crear poblaciones ad hoc a medida.
En estos tres proveedores, los contactos supervisados van desde los representantes electos locales hasta el Parlamento Europeo, pasando por comités y grupos de trabajo. Es suficiente para encontrar una aguja en un pajar.
Estos proveedores también pueden integrarse en su CRM u otras herramientas, como Augure . En este caso, los datos de los proveedores externos se actualizan cada noche. Se notifica a los usuarios cualquier cambio, para que puedan tenerlo en cuenta e integrarlo en sus listas según sus criterios. Así se garantiza que las listas básicas y de destino estén siempre actualizadas. Esta integración caso por caso, visible a medida que se actualizan los contactos en sus listas, ahorra tiempo de reacción en caso de comunicación urgente e imprevista.
Como buen CRM, Augure permite obtener fichas de contacto repletas de la información necesaria para seguirles la pista. En la ficha de contacto institucional, puede encontrar fácilmente su función o mandato, su función detallada, la institución a la que está vinculado, sus datos de contacto, las fechas de su elección y mandato si es un cargo electo, el nombre y los datos de contacto de sus eventuales asistentes, etc.
Además de la información estándar, puede por supuesto -e incluso se le aconseja- incluir criterios de cualificación e información que le resulte necesaria y útil, como informes, biografías, etc.
Segmentación y clasificación de contactos
Tiene que poder cartografiar fácil y rápidamente sus contactos, en función de sus materias y temas, pero también y sobre todo en función de sus territorios geográficos (por ejemplo, identificar todos los contactos en torno a una determinada dirección territorial o agencia local).
Por eso, Augure le permite realizar una búsqueda en el mapa, con filtros variables en función del nivel de zoom (cantón, distrito, etc.) y la posibilidad de crear capas personalizadas para mostrar información específica. Si usted es un operador de movilidad eléctrica, por ejemplo, puede superponer todas sus estaciones de recarga en el mapa para identificar rápidamente a los representantes electos y las asociaciones de automovilistas de una zona concreta.
Segmente sus contactos por categoría administrativa e introduzca los intereses de los representantes electos y los socios para afinar su orientación en función de las necesidades.
Gracias a esta base de datos de contactos perfectamente integrada y segmentada, podrá elaborar rápidamente LA lista correcta y exhaustiva que responda a todos sus criterios. Los criterios de segmentación más utilizados son las categorías administrativas, los ámbitos de competencia, las funciones, los cargos electos o, en el caso de las entidades locales, el tamaño de la población, etc. En función de sus necesidades, deberá, por supuesto, cruzar diversos criterios de selección más o menos precisos.
También puede utilizar las funciones, que pueden ser muy variadas, según el tipo de contacto con el que vaya a tratar: alcalde, secretario de Estado, administrador, presidente, contable, embajador, ayudante de campo, teniente de alcalde, director, vicepresidente, etc. Su búsqueda también puede centrarse en el ámbito de actividad de la persona (función detallada), el departamento o la organización.
Por eso, cuanto más afinados estén los registros, utilizando criterios precisos y pertinentes, más impactantes serán las listas generadas para sus acciones.
Conservación del historial de la relación entre los contactos y la empresa
Equipado de este modo, será más fácil preparar cada reunión. Cuando se trata de estrategias de asuntos públicos, el contexto de las reuniones es esencial y no hay que dejar nada al azar al preparar la reunión con uno de tus contactos:
=> ¿Cuáles son sus cargos y mandatos actuales?
=> ¿Cuáles son las formas de política/protocolo asociadas a cada mandato?
=> ¿Cuál es su relación con este contacto? (esencial, estrecho contacto con el presidente de la empresa, etc.)
Recuerde guardar un historial de la relación entre el contacto y las personas de la empresa que lo conocieron:
=> ¿Cuáles eran las conexiones?
=> ¿reuniones recientes y temas tratados?
=> ¿Qué empleados o departamentos de la empresa se han reunido con él?
=> ¿cuándo son las próximas reuniones? ...
Al poner en común la información, puede hacer circular los conocimientos entre los empleados. Así es mucho más fácil garantizar la coherencia general de las posiciones de la empresa.
Organización y seguimiento de reuniones e información de retorno de las reuniones
Preparación de reuniones
Hay dos lecciones que podríamos extraer de Sun Tzu y su Arte de la Guerra:
👉"Todo es cuestión de preparación".
👉"Siempre planea llevarte a la victoria".
Ya que no tiene planes de invadir Manchuria, veamos cómo aplicar este consejo a los asuntos públicos.
Antes de cada reunión, asegúrese de que conoce perfectamente los mandatos y funciones actuales de la persona. ¿Cuáles son sus vínculos con su empresa? ¿Con quién se ha reunido ya? ¿Cuáles son sus áreas de especialización?
Añade todos los participantes a la cita.
💡 Si utilizas un CRM u otro software dedicado, sincroniza tus agendas para evitar la doble entrada o la pérdida de información. Augure facilita la sincronización con Microsoft Outlook y Google Calendar.
Cuando crees la reunión, asegúrate de añadir toda la información de fondo posible. Por ejemplo, puedes especificar quién inicia la reunión (tú mismo u otro representante de la empresa, un cargo electo, etc.), dónde tendrá lugar la reunión, su formato (por ejemplo, si se trata de un almuerzo o de una visita al lugar) y su naturaleza, si tiene sentido (por ejemplo, reunión de trabajo, consolidación, reunión informal, etc.).
Este es también el momento en el que puede especificar, quizás marcando una casilla, si el nombramiento entra o no en el ámbito de una futura declaración de intereses a la HATVP (Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique).
Establecer una nomenclatura para el seguimiento y la información sobre las reuniones
Cree su propia nomenclatura para calificar y seguir las reuniones y, sobre todo, el desarrollo de las relaciones a lo largo del tiempo.
Por ejemplo, puede utilizar los siguientes criterios:
- categoría del contacto: representante electo, representante, interlocutor social, contacto de empresa, etc.
- formato de la reunión : Reunión bilateral, reunión técnica/copiloto, acto/ceremonia, visita, etc.
- Lugar de la reunión: in situ, videoconferencia, XXX autoridades locales, etc.
- naturaleza de la reunión: primer contacto, consolidación, reunión periódica, etc.
- tema de la reunión: tema 1, tema 2, proyecto A, proyecto B, etc.
Además de estos criterios factuales, añada criterios cualitativos, tanto en lo que se refiere a las personas que conoce como a su percepción de los temas tratados.
Esto nos da, por ejemplo :
- calidad de la reunión: constructiva, poco constructiva...
- dominio de las materias: no sabe, sabe poco, sabe bien, experto...
- percepción del contacto sobre los temas tratados: buena, mala, muy buena, sin opinión...
- valoración de su empresa y acciones posteriores al nombramiento: valoración positiva, mejora de la percepción, etc.
Por supuesto, estos criterios deben adaptarse a su situación específica.
No olvide tomar notas sistemáticamente e informar de las citas. Si se basa en los criterios definidos anteriormente, podrá garantizar la coherencia de su nomenclatura a lo largo del tiempo y evitar que cada miembro del personal encargado de elaborar los informes empiece a crear sus propios elementos de calificación.
Puedes utilizar herramientas de colaboración y carpetas compartidas, o subir los documentos de tus informes a tu software CRM o a Augure . Serán más accesibles y más fáciles de vincular a la cita y al contacto si necesitas contextualizarlos más tarde.
💡 Puedes añadir documentos directamente a Augure, ya sea a nivel de citas, para facilitar su seguimiento, o desde la ficha de contactos o de empresa.
Todos estos criterios de cualificación y retroalimentación son una ventaja competitiva cuando se trata de plantear cuestiones delicadas a la dirección o de garantizar que los mensajes se transmiten correctamente a nivel local. Sun Tzu también dijo que"la táctica cambia con el terreno".
Por último, al calificar sus acciones de este modo, ahorrará tiempo y simplificará sus futuras declaraciones legales a la HATVP (Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique) exportando fácilmente las citas y reuniones que entran dentro de sus obligaciones.
Medición y análisis de los asuntos públicos
La necesidad de definir indicadores para gestionar los asuntos públicos
Gestionar los asuntos públicos sin indicadores consolidados es como conducir con los ojos cerrados.
No sabes adónde vas y en cualquier momento puedes tener un accidente.
Los retos de los asuntos públicos no son los mismos según se gestionen en la sede central o en las divisiones regionales, que tendrán una presencia local con los representantes electos y los interlocutores sociales y económicos.
Los empleados locales son los garantes directos de la relación y los primeros puntos de influencia de la empresa para la aplicación operativa de la visión y la estrategia establecidas por la dirección.
También es una palanca esencial para retroalimentar la información, los temas y las percepciones desde el terreno => la famosa "reconexión de la base".
Por eso es importante que puedas afinar tu estrategia basándote en análisis concretos.
Identificar a los contactos y partes interesadas adecuados para organizar reuniones está bien. Cuantificar y cualificar la relación con los representantes electos y los socios para ayudar a que evolucione en la dirección correcta es aún mejor.
El objetivo es poder responder a las siguientes preguntas de forma rápida y sencilla:
- ¿Con cuántos representantes electos o socios se ha reunido?
- ¿Sobre qué temas?
- ¿Hay temas redundantes? ¿Faltan otros?
- ¿Cuál es su grado de cercanía a cada representante electo o socio?
- ¿Quiénes son los detractores?
- ¿Quiénes son los aliados? ¿Cómo evoluciona la relación en general?
- ¿Qué empleados/departamentos están más implicados en temas específicos?
Esto significa que puedeadaptar su estrategia en tiempo real y tener mayor influencia en su labor de presión y defensa institucional.
A continuación se sugieren algunos indicadores, tanto cuantitativos como cualitativos, que puede utilizar para medir la eficacia de sus relaciones institucionales y asuntos públicos.
Por ejemplo, podría hacer un seguimiento de lo siguiente en sus informes:
- número total de contactos
- número de reuniones al mes
- número de reuniones por contacto
- desglose de los temas tratados (en forma de gráfico circular, por ejemplo)
- temas, subtemas y número de reuniones (por ejemplo: plan de gobierno > plan 1 jeune 1 solution > 4 reuniones)
- calidad de las reuniones (poco constructivas, poco constructivas, constructivas, muy constructivas, etc.)
- evaluación inicial
- evaluación final
- tipo y formato de la reunión (acto, reunión técnica, reunión bilateral, etc.)
- lugar de reunión
Asegúrese de que estos indicadores pueden filtrarse
- por fecha
- por tema
Así dispondrá de cuadros de mando consolidados. Estos informes sobre sus actividades de asuntos públicos pueden configurarse en Augure de forma que se adapten a sus retos particulares. Así podrá tener una visión precisa, territorio por territorio, o entidad por entidad, por departamento o por filial... y consolidarlo todo a nivel nacional.
El personal local se encarga de la actualización, el seguimiento y la elaboración de informes, mientras que la dirección tiene acceso instantáneo a un seguimiento preciso y global.
Conclusión:
La gestión de asuntos públicos es mucho más que una simple tarea administrativa. Es el arte de construir, mantener y analizar relaciones que pueden dar forma al futuro de una organización. Con las estrategias y herramientas adecuadas, como las que ofrece Augure, no sólo podrá desenvolverse con éxito en este campo, sino dominarlo. Si está listo para transformar la gestión de sus asuntos públicos y optimizar sus procesos, haga clic aquí para descubrir cómo Augure puede ayudarle hoy mismo.
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