Y si te dijéramos que puedes aumentar un 34% la productividad de tus RR. 📈✨
Todos los equipos de ventas eficaces utilizan un buen software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para gestionar sus actividades.
No hay ninguna razón por la que estas ventajas no puedan aplicarse a los profesionales de las relaciones con los medios de comunicación y los asuntos públicos.
Por término medio, la implantación de un software CRM permite:
- un aumento de la productividad de hasta el 34% (Fuente: Trackvia)
- una reducción del 10% del tiempo necesario para acceder a la información (Fuente: Forrester).
Ahora puede ser un buen momento para cuestionar sus procesos, ¿no cree?
Desde la selección de los contactos de periodistas y personas influyentes más relevantes hasta el análisis del impacto, pasando por la creación y difusión de mensajes y la organización de eventos de prensa, la eficacia de una campaña de relaciones públicas depende de una serie de acciones, todas ellas perfectamente ejecutadas y supervisadas.
La gestión operativa de las actividades de relaciones públicas puede consumir mucho tiempo a las agencias o departamentos de comunicación.
A menudo se utilizan varias herramientas y no necesariamente se comunican entre sí.
La instalación de un software CRM le permite :
- racionalizar un gran número de tareas gestionándolo todo en un mismo entorno homogéneo;
- aprovechar al máximo toda la información, paraoptimizar los procesos y las relaciones con sus periodistas y medios de comunicación.
Veamos las principales ventajas de utilizar un software de relaciones públicas.
1. Mejor control de las solicitudes de los periodistas
Desde un punto de vista general, utilizar un programa informático de relaciones públicas para gestionar todas tus relaciones con los medios de comunicación te da una mejor visibilidad de tus procesos y te permite identificar cualquier cuello de botella en tu acercamiento a los periodistas: ¿quién responde mejor a tus peticiones? ¿En qué tipo de medios? ¿Sobre qué temas o desde qué ángulo obtiene las mejores oportunidades mediáticas? ¿Qué tipos de contenidos rinden más?
Esto significa que puede adaptar sus solicitudes en tiempo real e identificar las buenas prácticas que deben repetirse.
Desde un punto de vista más concreto, esto le permitirá estudiar con precisión el progreso de una determinada campaña de relaciones públicas, priorizar el seguimiento de las oportunidades mediáticas más prometedoras y asegurarse de que cada responsable de prensa tiene una visión clara de las tareas que debe llevar a cabo para convertir las oportunidades creadas en repercusiones mediáticas.
Con vistas a la mejora continua de sus procesos y del rendimiento de sus equipos, es esencial identificar con precisión las palancas de conversión que le permiten pasar de la fase de "Comunicado de prensa enviado" a la de "Seguimiento", luego a la de "Periodista interesado" y, por último, a la de "Publicación prevista".
En cada una de estas etapas puede haber puntos de fricción, como una mala selección de los destinatarios o dificultades para identificar los temas tratados por el periodista. Esto puede dar lugar a una baja tasa de apertura de los CP. También es posible que tenga contactos con direcciones poco cualificadas, lo que da lugar a correos electrónicos no entregados o a demasiados mensajes de spam. Los datos estadísticos de seguimiento de sus emisiones son una baza considerable en Augure.
Identificar claramente estos puntos conflictivos facilita su resolución. Sabrás exactamente en qué fases de tus campañas de relaciones públicas debes centrarte.
Así le resultará más fácil sistematizar las buenas prácticas para mejorar la eficacia, el rendimiento y la motivación de sus equipos.
2. Atraiga mejor a sus contactos y difunda sus mensajes
En las relaciones públicas, la segmentación es esencial para hacer llegar el mensaje adecuado a las personas adecuadas en el momento oportuno. Es esta combinación la que crea relevancia e impulso.
Tiene que ser capaz deidentificar con precisión los contactos de prensa y las personas influyentes más relevantes para sus objetivos y temas. Para ello es necesario disponer de capacidades de segmentación precisas para la creación y actualización de sus listas de prensa, así como para el enriquecimiento de sus contactos de periodistas con la información de cualificación que recopile sobre el terreno, lo que le permitiráafinar los temas y asuntos realmente cubiertos por el periodista. Esto le permiteir más allá de la nomenclatura genérica de los proveedores de bases de datos.
Pero para comunicarse mejor con los periodistas, también hay que conocerlos bien. Sus intereses, sus agendas, la forma en que responden a distintos canales o distintos tipos de comunicados de prensa. A algunos les gusta participar en conferencias, otros prefieren entrevistas exclusivas. Esta información es inestimable si queremos dirigirnos a cada uno de ellos de la manera más eficaz y pertinente. Por eso Augure permite gestionar y seguir la relación con los periodistas.
Los programas de relaciones públicas te permiten agrupar esta información y estos comentarios detallados y adjuntarlos a cada uno de tus contactos, en su ficha individual. A partir de ahí, puedes utilizar y cruzar esta información para confeccionar listas precisas y personalizar tu aproximación a los periodistas para lograr una mayor relevancia.
3. Mejor gestión de las relaciones con los periodistas
Se trata de una ventaja absolutamente enorme de una herramienta de relaciones públicas, pero que no siempre se aprovecha lo suficiente. El software de CRM permite a todos los que interactúan con un periodista (incluidas las interacciones más informales) acceder a toda la información importante sobre ese contacto.
A medida que avanza, va creando en su programa informático un historial de intercambios, comunicados de prensa enviados, actos a los que se ha invitado al periodista y si ha asistido o no, publicaciones, etc.
El CRM de relaciones públicas se convierte en el lugar donde introducir información esencial en la práctica, como el nombre de un asistente o las preferencias editoriales, por ejemplo.
Los intercambios espontáneos resultan mucho más sencillos, ya que basta con buscar al periodista por su nombre y abrir su expediente para acceder a la información pertinente y a todo el historial de la relación. información relevante y todo el historial de la relación.
Además, la capitalización de toda esta información en una sola herramienta reduce considerablemente el riesgo de que se pierda en caso de ausencia de un empleado, marcha de un miembro del equipo, reorganización o cambio de sucursal. Pondrá en común sus conocimientos y creará una sólida base de conocimientos interna.
4. Identificar oportunidades de comunicación y expresión oral
Recopilar toda la información relevante sobre la marcha en su software de relaciones públicas facilitará a sus equipos de responsables de prensa su uso diario para identificar :
- Periodistas y medios de comunicación con gran potencial para un determinado tema o cliente.
- Periodistas y medios de comunicación con los que tiene poca o ninguna interacción, de modo que pueda reactivarlos e iniciar una relación, o excluirlos para no solicitarlos innecesariamente y repercutir en sus campañas y sus resultados.
- Oportunidades para nuevos temas y anticiparse en lugar de limitarse a reaccionar.
Programas como Augure facilitan la recopilación y el análisis de datos, vinculando automáticamente las actividades y los resultados a los contactos y los medios de comunicación, por ejemplo. Como resultado, puede ahorrar tiempo y aumentar la eficacia, al tiempo que optimiza sus procesos internos. La información se convierte en un activo utilizable.
5. Estandarizar los puntos del discurso y garantizar la cohesión del mensaje
Un buen CRM le permite alinear mejor sus equipos con sus objetivos de comunicación y las expectativas de sus interlocutores.
Tanto si trabajas en estrategias de relaciones con los medios como de asuntos públicos, la alineación y coherencia del mensaje son esenciales para garantizar que se transmite la información correcta y proteger la reputación de la marca y la empresa.
Poner esta información al alcance de todo el personal de comunicación significa que se puede ver de un vistazo el nivel de relación que la marca tiene con una parte interesada, si ya se ha establecido el contacto y sobre qué tema...
Es mucho más fácil y rápido ofrecer respuestas a medida, proporcionar la información adecuada o reforzar sus posiciones.
En conclusión
Como puede ver, más allá de la gestión operativa de las actividades de relaciones públicas y asuntos públicos y de la posibilidad de ahorrar tiempo en las tareas cotidianas, la implantación de una herramienta informática debería permitirle racionalizar y estructurar la información.
Es este conocimiento de sus contactos lo que enriquece la relación y le permite aportar mucho valor en los intercambios "apuntando bien" a lo que interesa a sus contactos.
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